Lokale foreninger har anledning til å arrangere et forbedredende møte i forkant av årsmøtet og det er noe vi anbefaler på det sterkeste. Et forberedende møte vil kunne arrgangeres som et arbeidsmøte hvor alle medlemmer har anledning til å delta og komme med innspill.

Møtet bør legges opp på en sånn måte at medlemmene kan få lov til å komme med forslag til hva foreningen skal fokusere på det neste året, eventuelt at det legges opp til at møtet skal utarbeide forslag til en aktivitetsplan for de neste 3-4 årene.

Formålet med slike møter er naturligvis at foreningens aktiviterer skal forankres i medlemmes ønsker og ikke bare være et resultat av styret sine ønsker. Vi har stor tro på at det er lettere å få engasjert medlemmene i foreningen hvis de selv har vært med på å utarbeide de planer som ligger til grunn for foreningens aktiviteter.

Vi har selv erfaring med å delta på årsmøter hvor medlemmene nærmest er redusert til tilskuere som kun har anledning til å stemme når det skal velges nye styremedlemmer. Vårt inntrykk er at dette lett kan føre til at medlemmene følger seg umyndiggjort og i verste fall overkjørt av det sittende styret. Resultatet i en slik situasjon er gjerne at medlemmene mister interessen for å delta i foreningens ulike aktiviteter og i verste fall melder seg ut av foreningen.

Dette er uheldig og vi oppfordrer alle lokale foreninger som har mulighet til det om å gjennomføre et forberedende møte i forkant av årsmøtet. Medlemmene bør selv få anledning til å komme med inspill til hvorda dette møtet skal gjennomføre og hvilke saker som skal stå på agendaen. Medlemmene bør også få lov til å mene noe om hva slag kompetanse det nye styret bør har for å kunne utføre de oppgavene de blir pålagt av årsmøtet på en grundig og forsvarlig måte. Det er deltagerne på det forberedende møtet som bør sende en “bestilling” til valgkomitéen eller det sittende styret som så får i oppdrag å få tak i personer med den ønskede kompetansen.

Hvordan en forening skal identifisere sitt behov for kompetanse kan dere lese mer om her: Valg av nye styremedlemmer

En stor fordel med å gjennomføre et slikt forbedredende møte i forkant av årsmøtet, det er at årsmøtet vil da kunne gjennomføres på en effektiv måte uten de helt store diskusjonene, for det meste vil da være ferdig snakka på det forberedende møtet.