Nasjonale foreninger har anledning til å arrangere et forberedende møte i forkant av årsmøtet dersom de lar de regionale foreningene sende en eller to delegater hver til det forberedende møtet og det er noe vi anbefaler på det sterkeste. Et forberedende møte vil da kunne arrangeres som et arbeidsmøte hvor de regionale medlemmene har anledning til å delta og komme med innspill. På denne måten vil interessene til den enkelte region bli ivaretatt på en god måte og de tillitsvalgte i den nasjonale foreningen vil få anledning til å bli bedre kjent med de argumentene som ligger til grunn for de regionale interessene.
De regionale foreningene bør i slike tilfeller gjennomføre egne forberedende møter slik at de som skal delta på det forberedende møtet i den nasjonale foreningen har med seg de viktigste sakene i fra sin forening. Husk at dere bør gjenomføre de regionale forberedende møtene i god tid før det forberedende møtet i den nasjonale foreningen.
Nasjonale foreninger som ønsker å bruke minst mulig tid og penger på å reise kan gjennomføre et forberedende møte ved å la de regionale foreningene komme med sine innspill i forkant av møtet. Deltagere på møtet kan da være det nasjonale sekretariatet og de nasjonale tillitsvalgte. Hvis alle de regionale foreningene har en representant i det nasjonale styret så sikrer det at interesene til alle regioner blir ivaretatt på det nasjonale forberedende møtet. Hvis ikke alle regioner er representert i det nasjonale styret, så er det viktig at innspill i fra de regionene som ikke er representert i styret gis tilstrekkelig oppmerksomhet slik at disse regionenes interesser ivaretas på en god måte.
Vi anbefaler at alle lokallagene i den enkelte region gjennomfører forberedende møter i sine lokalmiljø før de forberedende møtene i de regionale foreningene. Styrene i lokallagene kan deretter videresende medlemmene sine innspill til sekretariatet i den regionale foreningen som tar innspillene med til det forberedende møtet i den regionale foreningen. Deltagere på det forberedende møtet vil i slike tilfeller være det sittende styret i den regionale foreningen og en eller flere utsendinger i fra de lokale foreningene i regionen. Husk at dere bør gjenomføre de lokale forberedende møtene i god tid før det forberedende møtet i den regionale foreningen.
På de forberedende møtene i de regionale foreningene så bør det velges en eller to kandidater som skal representere regionen på det forberedende møtet i den nasjonale foreningen. Kandidatene som velges bør være innstilt på å bruk den tiden som trengs for å sette seg godt inn i de saker som den regionale foreningen ønsker å legge fram på det forberedende møtet i den nasjonale foreningen. Kandidatene bør og sørge for å representere den regionale foreningen på en god måte når de deltar på det forberedende møtet i den nasjonale foreningen. Vi anbefaler at det settes av tid slik at hver region kan få anledning til å presentere seg sjøl og sine aktiviteter. Vi tror det kan legge grunnlaget for et bedre samarbeidsklima på møtet og vi tror det vil gjøre det lettere å akseptere hverandres forslag.
De forberedende møtene bør legges opp på en sånn måte at medlemmene kan få lov til å komme med forslag til hva foreningen skal fokusere på det neste året, eventuelt at det legges opp til at møtet skal utarbeide forslag til en aktivitetsplan for de neste 3-4 årene.
Formålet med slike møter er naturligvis at foreningens aktiviterer skal forankres i medlemmes ønsker og ikke bare være et resultat av styret sine ønsker. Vi har stor tro på at det er lettere å få engasjert medlemmene i foreningen hvis de selv har vært med på å utarbeide de planer som ligger til grunn for foreningens aktiviteter.
Vi har selv erfaring med å delta på årsmøter hvor medlemmene nærmest er redusert til tilskuere som kun har anledning til å stemme når det skal velges nye styremedlemmer. Vårt inntrykk er at dette lett kan føre til at medlemmene følger seg umyndiggjort og i verste fall overkjørt av det sittende styret. Resultatet i en slik situasjon er gjerne at medlemmene mister interessen for å delta i foreningens ulike aktiviteter og i verste fall melder seg ut av foreningen.
Dette er uheldig og vi oppfordrer alle nasjonale foreninger som har mulighet til det om å gjennomføre et forberedende møte i forkant av årsmøtet. Medlemmene bør selv få anledning til å komme med inspill til hvorda dette møtet skal gjennomføres og hvilke saker som skal stå på agendaen. Medlemmene bør også få lov til å mene noe om hva slags kompetanse det nye styret bør ha for å kunne utføre de oppgavene de blir pålagt av årsmøtet på en grundig og forsvarlig måte. Det er deltagerne på det forberedende møtet som bør sende en “bestilling” til valgkomitéen eller det sittende styret som så får i oppdrag å få tak i personer med den ønskede kompetansen. Hvordan en forening skal identifisere sitt behov for kompetanse kan dere lese mer om her: Valg av nye styremedlemmer
En stor fordel med å gjennomføre et slikt forbedredende møte i forkant av årsmøtet, det er at årsmøtet vil da kunne gjennomføres på en effektiv måte uten de helt store diskusjonene, for det meste vil da være ferdig snakka på det forberedende møtet.