Prosjektregnskap er et regnskap som avgrenser seg til å gjelde et konkret prosjekt og det kan bestå av et enkelt regnskap eller det kan bestå av et hovedregnskap og flere delregnskaper.

Fordelen med et prosjektregnskap er at det viser i detalj hvor mye inntekter og kostnader som har påløpt i et enkelt prosjekt og dét er helt avgjørende i små ideelle organisasjoner hvor økonomien ofte er svak. God kontroll med pengebruken er helt avgjørende i små ideelle organisasjoner og det å føre en oversikt over inntekter og kostnader er helt avgjørende for å ha kontroll over økonomien.

Organisasjoner som har fått tildelt prosjektmidler i fra det offentlige eller private stiftelser, legater osv. er ofte forpliktet til å levere inn et prosjektregnskap etter at aktiviteten det er gitt midler til er gjennomført. De som har gitt prosjektmidler vil gjerne se at pengene de har tildelt prosjektet er blitt brukt som forventet og derfor kan det være naturlig å sette opp en oversikt hvor regnskapstallene står ved siden av budsjettallene. Det gjøre det mulig å analysere eventuelle avvik og avvikene bør også omtales i en avsluttende prosjektrapport.

I små prosjekter kan det være naturlig å bruke excel regneark, både til busjettering og regnskapsføring, mens i litt større prosjekter vil det være mer hensiktsmessig å bruke et profesjonelt økonomisystem, både til budsjettet og regnskapet. Profesjonelle økonomisystem har gjerne gode rapporteringsmuligheter og det er enkelt å skrive ut de økonomirapportene som tilskuddsgivere ønsker.

Økonomirapportene som skrives ut bør også gjennomgås av ledelsen i organisasjonen for å bli bedre kjent med hvordan økonomien i prosjektet utviklet seg underveis og endte opp til slutt. Det ligger mye god læring i det å gjennomgå økonomirapporter hvor budsjettall settes opp ved siden av regnskapstall. Avviksanalyser gir et godt grunnlag for å sette opp mer treffsikre budsjetter i forkant av de neste prosjektene organisasjonen skal gjennomføre.

Flere av de offentlige tilskudsgiverne holder tilbake en viss prosentandel av det tilskuddet som er innvilget frem til de har fått en avsluttende rapport og et endelig regnskap. Tilskuddet betales ut først når innlevert prosjektrapport med tilhørende prosjektregnskap er godkjent.

Små ideelle organisasjoner som har flere prosjekter gående hvor en del av prosjektmidlene holdes tilbake inntil en sluttrapport og endelig regnskap er godkjent bør være klar over at dette kan skape likviditetsproblemer ut over høsten i prosjektåret og i begynnelsen av det året hvor rapporten og regnskapet leveres inn til godkjenning. Det kan være lurt å ha en økonomisk “buffer” slik at det er praktisk mulig å betale lønn og andre kostnader i prosjektperioden, selv om ikke alle prosjektmidlene kommer inn på konto i det året prosjektet gjennomføres.