Regionale foreninger som er en del av en nasjonal forening må sørge for å gjennomføre sitt årsmøte i god tid før årsmøtet i den nasjonale foreningen. Dette er spesielt viktig i de tilfeller hvor årsmøtet i den regionale foreningen skal velge hvem som skal delta på årsmøtet i den nasjonale foreningen. Også i de tilfeller hvor den regionale foreningen skal fremme saker på årsmøtet til den nasjonale foreningen er det viktig at årsmøtet til den regionale foreningen avholdes i god tid før årsmøtet i den nasjonale foreningen.
Nasjonale foreninger har gjerne en tidsfrist for når saker skal sendes inn i forkant av årmøtet og det er derfor viktig at de regionale foreningene har behandlet ferdig sine saker før denne tidsfristen utløper. Alle medlemmer og lokallag i de regionale foreningene bør få anledning til å uttale seg før den regionale foreningen tar med seg aktuelle saker til årsmøtet i den nasjonale foreningen.
Det er vanlig at styret og/eller sekretariatet i den regionale foreningen forbereder og gjennomfører årsmøtet, se mer her: