Regionale foreninger har anledning til å arrangere et forberedende møte i forkant av årsmøtet dersom regionen ikke er alt for stor og det er noe vi anbefaler på det sterkeste. Et forberedende møte vil da kunne arrangeres som et arbeidsmøte hvor alle medlemmer har anledning til å delta og komme med innspill. Hvis antall medlemmer i regionen er betydelig, så vil det kunne bli vanskelig og dyrt å få tak i et stort nok møtelokale. I tillegg vil det kunne bli vanskelig å gjennomføre møtet på en ryddig og effektiv måte.
I slike tilfeller kan det være hensiktsmessig å la hvert enkelt lokallag i regionen velge ut et visst antall medlemmer fra sin forening som får anledning til å delta på det forberedende møtet i den regionale foreningen. Lokallagene bør i slike tilfeller gjennomføre egne forberedende møter slik at de som skal delta på det forberedende møtet i den regionale foreningen har med seg de viktigste sakene i fra sin forening. Husk at dere bør gjenomføre de lokale forberedende møtene i god tid før det forberedende møtet i den regionale foreningen.
Regionale foreninger som dekker en stor region vil måtte bruke mye tid og ressurser for å kunne gjennomføre et forberedende møte i forkant av årsmøtet, særlig hvis antallet medlemmer er betydelig. Vi anbefaler i slike tilfeller at alle lokallagene i regionen gjennomfører forberedende møter i sine lokalmiljø. Styrene i lokallagene kan deretter videresende medlemmene sine innspill til sekretariatet i den regionale foreningen som tar innspillene med til det forberedende møtet i den regionale foreningen. Deltagere på det forberedende møtet vil i slike tilfeller være det sittende styret i den regionale foreningen og en eller flere utsendinger i fra de lokale foreningene i regionen. Husk at dere bør gjenomføre de lokale forberedende møtene i god tid før det forberedende møtet i den regionale foreningen.
De forberedende møtene bør legges opp på en sånn måte at medlemmene kan få lov til å komme med forslag til hva foreningen skal fokusere på det neste året, eventuelt at det legges opp til at møtet skal utarbeide forslag til en aktivitetsplan for de neste 3-4 årene.
Formålet med slike møter er naturligvis at foreningens aktiviterer skal forankres i medlemmes ønsker og ikke bare være et resultat av styret sine ønsker. Vi har stor tro på at det er lettere å få engasjert medlemmene i foreningen hvis de selv har vært med på å utarbeide de planer som ligger til grunn for foreningens aktiviteter.
Vi har selv erfaring med å delta på årsmøter hvor medlemmene nærmest er redusert til tilskuere som kun har anledning til å stemme når det skal velges nye styremedlemmer. Vårt inntrykk er at dette lett kan føre til at medlemmene følger seg umyndiggjort og i verste fall overkjørt av det sittende styret. Resultatet i en slik situasjon er gjerne at medlemmene mister interessen for å delta i foreningens ulike aktiviteter og i verste fall melder seg ut av foreningen.
Dette er uheldig og vi oppfordrer alle regionale foreninger som har mulighet til det om å gjennomføre et forberedende møte i forkant av årsmøtet. Medlemmene bør selv få anledning til å komme med inspill til hvorda dette møtet skal gjennomføres og hvilke saker som skal stå på agendaen. Medlemmene bør også få lov til å mene noe om hva slag kompetanse det nye styret bør har for å kunne utføre de oppgavene de blir pålagt av årsmøtet på en grundig og forsvarlig måte. Det er deltagerne på det forberedende møtet som bør sende en “bestilling” til valgkomitéen eller det sittende styret som så får i oppdrag å få tak i personer med den ønskede kompetansen. Hvordan en forening skal identifisere sitt behov for kompetanse kan dere lese mer om her: Valg av nye styremedlemmer
En stor fordel med å gjennomføre et slikt forbedredende møte i forkant av årsmøtet, det er at årsmøtet vil da kunne gjennomføres på en effektiv måte uten de helt store diskusjonene, for det meste vil da være ferdig snakka på det forberedende møtet.