Styret som velges på årsmøtet bør møtes relativt raskt etter årsmøtet for å bli kjent med hverandre og dette kan gjøres ved å gjennommføre en “bli kjent runde” hvor hver og en presenterer seg sjøl og sier litt om seg sjøl og sin motivasjon for å bli med i styret.

Deretter bør styret å gå igjennom hvilke arbeidsoppgaver som skal utføres frem til neste årsmøte og på bakgrunn av dette å bli enige om en arbeidsplan for perioden frem til neste årsmøte. Styret bør deretter fordele arbeidsoppgaver og en måte å gjøre dette på er å gi de enkelte styremedlemmene en bestemt rolle i styret. Nedenfor ser dere noen roller som kan være aktuelle:

Leder

I de fleste organisasjoner kan det være hensiktsmessig å ha en egen leder. Lederens oppgave er naturligvis å lede styrets arbeid og i dette arbeidet inngår blant annet det å koordinere de øvrige styremedlemmenes arbeid. Men i små ideelle organisasjoner så vil det også ofte være behov for at styreleder deltar i organisasjonens arbeid utover det å lede de andre styremedlemmene.

Den som velges til styreleder bør være flink med mennesker og vedkommende bør kunne håndtere uenigheter og konflikter på en god måte. Det er og fordel om lederen har gode lederegenskaper og med det menes at vedkommende er flink til å se det potenisalet som bor hver av styremedlemmene og lederen bør være god til å hjelpe styremedlemmene med å ta i bruk sitt potensiale til det beste for organisasjonen.

I noen organisasjoner så er det valig at årsmøtet velger styreleder, etter inspill fra det sittende styret eller en egen valgkomité, mens i andre organisasjoner så kan det være åpnet opp for at styret på det første styremøtet etter årsmøtet selv velger hvem som skal være styrets leder frem til neste årsmøte, eller så lenge vedtektene bestemmer at den valgte lederen skal stå i vervet.

Nestleder

I mange tilfeller kan det være hensiktsmessig å velge en nestleder som kan bistå leder i dennes fravær. Ledere i små organisasjoner kan måtte melde avbud til styremøter og da kan det være en fordel om styret har en egen nestleder som kan ta over ansvaret til leder i den perioden leder er forhindret fra å delta i organisasjonens arbeid.

Nestleder bør være godt oppdatert på det som skjer i organisasjonen til en hver tid og det bør derfor være et nært samarbeid mellom nestleder og leder.

Sekretær

Selv i små organisasjoner så vil det være hensiktsmessig å skrive referater i forbindelse med styremøter og andre arbeidsmøter. Rollen som sekretær er svært viktig fordi referatene som skrives på de ulike møtene langt på veg fungerer som organisasjonens hukommelse. Gode referater som gjengir viktige samtaler og konkrete beslutninger er gull verdt for en liten organisasjon, særlig i de tilfeller hvor utskiftningen av styremedlemmer skjer ofte. Referatene vil kunne fungere som et oppslagsverk når nye medlemmer ønsker å sette seg inn i organisasjonens virkeområde.

Økonomiansvarlig

Små organisasjoner har ofte en liten økonomi men det betyr ikke at økonomistyringen er uviktig. Alle små organisasjoner bør ha god styring på sin egen økonomi og det er fornuftig å la en person ta ansvaret for dette. Vedkommende behøver ikke være regnskapfører eller økonom, men den som tar på seg verevet som økonomiansvarlig bør være glad i tall og det er en fordel om vedkommende har god ordenssans og at det faller naturlig å være nøye. Grundighet er en god egenskap for å fungere godt i rollen som økonomiansvarlig.

Organisasjonens regnskap kan føres på flere måter, enten i et elektronisk regneark eller i et profesjonelt økonomisystem, se mer om praktisk regnskapsføring her

Arbeidsutvalg

I en del organisasjoner så er det vanlig å la leder, nestleder, sekretær og økonomiansvarlig inngå i et eget arbeidsutvalg. Formålet med et arbeidsutvalg er at de treffes oftere og de arbeider med utredning og forberedelse av saker til de ordinære styremøtene. Samt at de kan håndtere forespørsler i fra eksterne aktører som krever en grundigere gjennomgang enn det som lar seg gjøre å få til på et ordinært styremøte.

Møter i arbeidsutvalget bærer preg av å være rene arbeidsmøter mens de ordinære styremøtene bærer mer preg av å være møter hvor mye av arbeidet er utført i forkant av møtene og hvor selve styremøtene benyttes til å fatte beslutninger.

Medlemsansvarlig

Hvis organisasjonen har en del medlemmer så er det hensiktsmessig å føre de opp i et eget medlemsregister, enten i et regneark eller i et profesjonelt medlemsregister. De fleste organisasjoner krever inn en årlig medlemskontingent og den kan kreves inn på ulike måter, se mer om innkreving av medlemskontingent her

Organisasjoner som bruker en del tid på å verve nye medlemmer bør velge en medlemsansvarlig som er glad i å snakke med mennesker og som har lett for å omgås alle typer mennesker. Vedkommende må gjerne være en kreativ person som har lett for å tenke nytt om det å å henvende seg til potensielle medlemmer, se mer om medlemsverving her

Tilsvarende så vil det være naturlig at medlemsansvarlig tar på seg oppgaven med å lede arbeidet med å følge opp eksisterende medlemmer, både for å få dem til å delta i organisasjonens ulike aktiviteter, men også for å få medlemmene til å følge seg verdsatt og ivaretatt på en god måte og at de får en følelse av at deres medlemskap betyr noe for den frivillige organisasjonen.

Informasjonsansvarlig

God informasjonsflyt er viktig, selv i små ideelle organisasjoner, og det å la én person få et overordnet ansvar for all informasjonshåndtering i organisasjonen kan være hensiktsmessig. Dette handler både om informasjon som kommer inn til organisasjonen fra eksterne aktører (medlemmer, andre organisasjoner, kommunen m.m.) og informasjon som skal gå ut til medlemmer og eksterne aktører.

Den som velges som informasjonsansvarlig bør ha god ordenssans og vedkommende bør regne med å avsette godt med tid til de oppgavene som utføres for det skjer gjerne noe hele tiden, det kommer stadig informasjon inn til organisasjonen og det skal hele tiden formidles informasjon til medlemmer og andre.

I organisasjoner hvor alle de overnevnte roller er besatt så kan deler av informasjonsansvaret delegeres til disse rollene, f.eks. at den som er medlemsansvarlig har ansvaret for all kommunikasjon med medlemmene, både når det gjelder informasjon ut til medlemmene, men også å besvare eller videreformidle informasjon og spørsmål som kommer fra medlemmene.

Kursansvarlig

Flere organisasjoner velger å holde kurs, enten lukkede kurs som er beregnet for egne medlemmer og tillitsvalgte, eller åpne kurs som er tilgjengelig for alle som er interessert. Uavhengig av hva slags kurs organisasjonen tilbyr, så kan det være lurt å la én person få et overordnet ansvar for all kursvirksomhet. Det gjør det enklere å fange opp alle som melder seg på kurs og det gjør det lettere å følge opp den enkelte kursdeltager, både i kursperioden og etter endt kurs hvis det dukker opp spørsmål.