Alle foreninger må selv finne ut av hvordan deres saksliste skal se ut og vi velger her å komme med et eksempel på hvordan en saksliste kan se ut:
Sak 1: Godkjenning av innkalling og dagsorden
Sak 2: Valg av møteleder, referent og to medlemmer til å underskrive protokollen
Sak 3: Behandle/godkjenne styrets fremlagte årsberetning for året som har vært
Sak 4: Behandle/godkjenne styrets fremlagte årsregnskap for året som har vært
Sak 5: Behandle/godkjenne styrets fremlagte handlingsplan for inneværende år
Sak 6: Behandle/godkjenne styrets fremlagte budsjett for inneværende år
Sak 7: Fastsette medlemskontingent for neste år
Sak 8: Behandle innkomne forslag og fatte nødvendige vedtak
Sak 9: Velge styreleder for neste periode (1 eller 2 år er vanlig)
Sak 10: Velge styremedlemmer og varamedlemmer for neste periode (1 eller 2 år er vanlig)
Sak 11: Velge medlemmer/personer til eventuelle arbeidsgrupper/prosjektgrupper
Kommentarer til sakslisten ovenfor:
Sak 1: Godkjenning av innkalling og dagsorden
Her dreier det seg først og fremst om å avgjøre om innkallingen ble sendt ut tidsnok og i henhold til de frister for utsendelse som står oppgitt i foreningens egne vedtekter.
I tillegg så må årsmøtet ta stilling til om hvorvidt alle nødvendige/relvante møtedokumenter fulgte med i innkallingen slik at årsmøtedeltagerne har hatt mulighet til å forberede seg godt til de ulike sakene som skal behandles på årsmøtet.
Sak 2: Valg av møteleder, referent og to medlemmer til å underskrive protokollen
Rollen som møteleder kan i prinsippet være hvem som helst, men det kan være lurt å velge en person som har god kjennskap til de sakene som skal legges fram på årsmøtet. I foreninger uten et eget sekretariat så kan det være naturlig å gi styreleder rollen som møteleder. I foreninger med et eget sekretariat hvor daglig leder har foreberedt sakene til årsmøtet, så kan det være naturlig at daglig leder får rollen som møteleder, men også her kan det være naturlig at styreleder får rollen som møteleder.
Rollen som referent bør gis til en person som er god til å ordlegge seg og som er flink til å fange opp alt det som blir sagt under årsmøtet. Det kan være en fordel om referenten har god kunnskap om de sakene som legges fram på årsmøtet og sekretæren i foreningens eget styre bør være en relvant person til denne rollen.
Medlemmene som blir valgt til å underskrive protokollen bør være personer som er flinke til å fange opp det som blir sagt på årsmøtet og de bør være flinke til å gjøre egne notater underveis i møtet. Dette er egenskaper som er helt avgjørende for at medlemmene skal være i stand til å vurdere om det som står i årsmøteprotokollen faktisk er det som ble sagt og vedtatt på årsmøtet.
Sak 3: Behandle/godkjenne styrets fremlagte årsberetning for året som har vært
Foreningens styre avgjør selv hvem som skal legge fram styrets årsberetning og noen ganger kan det være hensiktsmessig å la flere dele på oppgaven, særlig i de tilfeller hvor det er enkelte styremedlemmer som har ekstra god kunnskap om noen av de forholdene som står omtalt i årsberetningen.
Årsberetningen utarbeides vanligvis av styret i de foreninger som ikke har et sekretariat med egne ansatte. I de foreninger som har et sekretariat med egne ansatte så kan det være naturlig å gi daglig leder ansvaret for å utarbeide årsberetningen.
Hva som bør/skal være med i en årsberetning kan dere lese mer om her:
Innledning – skrevet av styreleder og/eller daglig leder
Innledningen kan gjerne inneholde noen ord om hva organisasjonen jobber med til vanlig og det er naturlig si noe helt konkret om hva som er gjenomført/oppnådd i året som har vært. Det kan og være naturlig å si noe om utviklingen i det samfunnet som organisasjonen befinner seg i, enten det er hendelser i et nærmiljø, hendelser nasjonalt eller hendelser internasjonalt. Poenget med dette er å vise helt konkret hendelser organisasjonen må forholde seg til i hverdagen og ikke minst hvordan organisasjonen velger å forholde seg til disse hendelsene.
Styrets årsberetning
Styrets årsberetning inneholder ofte en beskrivelse av alle de aktiviteter som er gjennomført i løpet av det året som det rapporteres for. Det gjelder styrets egen møtevirksomhet, eksterne møter/arrangement som styret har deltatt på og aktiviteter som er utført av og/eller for organisasjonens medlemmer. Det er alltid fint å fylle opp årsmeldingen med bilder i fra de ulike aktivitetene som er gjennomført.
Årsregnskap
Årsregnskapet for gjeldende periode som er utarbeidet av styret, sekretariatet eller en ekstern aktør bør alltid være med i årsmeldingen. Dere finner mer informasjon om hva et årsregnskap bør inneholde under sak 4 nedenfor.
Styret og ansatte
Det er allitd fint å ha med bilder av de tillitsvalgte og eventuelle ansatte i årsmeldingen.
Kontaktinformasjon
Kontaktinformasjon til organisasjonens tillitsvalgte og eventuelle ansatte kan tas med, men her må det tas hensyn til hvor stor organisasjonen er. I organisasjoner med et betydelig antall medlemmer så kan det være hensiktsmessig å føre opp organisasjonens felles telefonnummer og felles epost-adresse. I mindre organisasjoner så kan det være greit å føre opp epost-adresse og/eller telefonnummer til de tillitsvalgte. Tilsvarende gjelder for ansatte i mindre organisasjoner, hvis de ansatte synes det er ok. Alternativt så kan det henvises til organisasjonens nettside.
Sak 4: Behandle/godkjenne styrets fremlagte årsregnskap for året som har vært
Organisasjonens årsregnskap bør minst inneholde et resultatregnskap, en balanse og noter, se mer nedenfor:
Resultatregnskap
Resultatregnskapet er en oversikt som viser organisasjonens inntekter og utgifter. Organisasjonens inntekter og utgifter er samlet i større sekkeposter for å hindre at regnskapet blir for stort og uoversiktelig. En nærmere redegjørelse for de ulike inntektene og ugiftene som inngår i sekkepostene bør gis i form av noter, se punktet “Noter” nedenfor.
Balanse
Balansen er en oversikt som viser verdien av organisasjonens eiendeler og gjeld. Differansen mellom eiendeler og gjeld kalles for egenkapital og den bør være positiv. Egenkapitalen skal alltid oppgis i balansen og i frivillige organisasjoner med lite eller ingen gjeld så vil egenkapitalen alltid være tilnærmet lik organisasjonens bankinnskudd og/eller beholdning av kontanter.
Noter
Noter er tilleggsinformasjon som gis for hver av postene i resultatregnskapet og balansen og de har til hensikt å gi en bedre forståelse for alle de transaksjoner og disposisjoner som ligger innbakt i hver av postene i resultatregnskapet og balansen. Det er spesielt viktig at store beløp forklares og det er viktig at forklaringene er så enkle at også medlemmer uten regnskapsforståelse kan klare å forstå hva beløpene dreier seg om.
Hvis dere ønsker mer informasjon om årsregnskapet, så kan dere lese mer om det her: http://www.idealistene.no/arsregnskap/
Sak 5: Behandle/godkjenne styrets fremlagte handlingsplan for inneværende år
Styret bør, så langt det er mulig, utarbeide en grundig og strukturert handlingsplan som på en enkel og lett forståelig måte forklarer hva styret ønsker å jobbe med i innværende år. Handlingsplanen skal godkjennes av årsmøtedelegatene og det er derfor viktig at de har all den informasjonen de trenger for å ta riktige valg på vegne av organisasjonens medlemmer. Det er viktig å huske på at det er medlemmene, via årsmøtet, som er organisasjonens høyeste organ og det er derfor de som til syvende og sist bestemmer hva organisasjonen skal holde på med.
Styrets medlemmer kan kun komme med forslag til handlinsplan og styret må derfor være villige til å akseptere at årsmøtet gjør om på styrets forslag, enten ved at de gjør endringer i de fremlagte forslagene, kommer med nye forslag som ikke står i den fremlagte handlingsplanen eller at de velger å fjerne ett eller flere av de forslagene som styret har lagt frem på årsmøtet. Handlingsplanen må gjerne inneholde bilder, det frisker opp.
Sak 6: Behandle/godkjenne styrets fremlagte budsjett for inneværende år
Budsjettet som fremlegges på årsmøtet skal vise hva styret/organisasjoen kan forvente av inntekter og utgifter i inneværende år. Inntektene i busjettet skal vise hva organisasasjonen forventer å få inn i form av medlemskontingenter, deltageravgifter, offentlig støtte og gaver m.m. Utgiftene skal vise hvor mye det koster å gjennomføre de planlagte aktivitetene for inneværende år og de skal vise hva som eventuelt er gitt i godtgjørelse til styremedlemmer og andre ressupersoner som er tilknyttet organisasjonen.
Et budsjett skal aldri vedtas på lik linje med andre årsmøtesaker, budsjettet skal kun tas til etteretning. Dette har en nær sammenheng med at det er umulig å vite helt nøyaktig hvordan året kommer til å bli og hvilke aktiviterer og utgifter som faktisk kommer til å finne sted.
Sak 7: Fastsette medlemskontingent for neste år
Årsmøtet står her overfor to valg, de kan enten fastsette nivået på medlemskontingenten for inneværende år, eller de kan fastsette nivået på medlemskontingenten for neste år.
Fordelen med å fastsette nivået for neste års medlemskontingent er at organisasjonen da kan sende ut medlemskontingenten for et år allerede høsten året før. Organisasjonen vil da kunne ha en brukbar oversikt allerede før jul over hvor mange som kommer til å betale medlemskontingenten for neste år. Det vil gjøre det enklere å sette opp et realistisk tall i budsjettet for hvor mange som kommer til å betale medlemskontingenten i årsmøteåret som budsjettet gjelder for.
Ulempen med å fastsette nivået for årets medlemskontingent på årets årsmøte er at da må faktureringen av årets medlemskontingent foretas etter at årsmøtet er gjennomført. Det betyr i praksis at det tallet som står oppført i budsjettet og som gir et anslag på hvor mange som vil betale årets medlemskontingent er usikkert. Og dermed vil inntekssiden i budsjettet være beheftet med en stor grad av usikkerhet, i hvertfall i de organisasjoner hvor medlemskontingenten utgjør en stor del av organiasjonens inntekter.
Sak 8: Behandle innkomne forslag og fatte nødvendige vedtak
Styret eller sekretariatet bør ha mottatt innkomne forslag senest tre uker før årsmøtet slik at de rekker å lese igjenom forslagene og i tillegg vurdere hvilke forslag som skal føres opp på sakslisten før den sendes ut til medlemmene. Sakslisten bør sendes ut minst to uker før årsmøtet.
Sak 9: Velge styreleder for neste periode (1 eller 2 år er vanlig)
Valg av styreleder er et viktig valg og valgkomitéen eller det sittende styret bør gjøre en grundig jobb for å få tak i en egnet kandidat til vervet som styreleder. Det er særlig to forhold som det viktig å ta hensyn til når en frivillig organisasjon skal velge en ny styreleder og det er personens motivasjon for å bli organisasjonens leder og det er personens lederegenskaper.
Mer informasjon om dette temaet finner dere her: http://www.idealistene.no/valg-av-styreleder/
Sak 10: Velge styremedlemmer og varamedlemmer for neste periode (1 eller 2 år er vanlig)
Det er flere forhold som gjør seg gjeldende når et årsmøte skal velge nye styremedlemmer og det er blant annet organisasjonens behov for kompetanse og kandidatenes motivasjon for å delta i styrets arbeid som valgkomitéen bør å legge vekt på når de foreslår nye kandidater.
Mer informasjon om dette temaet finner dere her: http://www.idealistene.no/valg/
For å sikre kontinuitet i styrets arbeid så er det viktig å sørge for at kun halvparten av styrets medlemmer er på valg hvert år.
Sak 11: Velge medlemmer/personer til eventuelle arbeidsgrupper/prosjektgrupper
I mindre organisasjoner så kan det være lurt å opprette ulike arbeidsgrupper og/eller prosjektgrupper. Formålet med dette er å avlaste styret slik at de kan konsentrere seg om de mer formelle oppgavene som styret er pålagt av årsmøtet.
Arbeidsgrupper kan for eksempel brukes for å få utført nødvendig arbeid i nærområdet, det være seg ryddegrupper, tilsynsgrupper, samtalegrupper m.m. Formålet med å etablere arbeidsgrupper er å få hjelp til utføre oppgaver som organisasjonen utfører regelmessig.
Prosjektgrupper kan for eksempel opprettes hvis det skal gjennomføres et større arrangement i nær fremtid, f.eks. et jubileum, en konsert, et seminar m.m. Formålet med å etablere prosjektgrupper er å få hjelp til utføre oppgaver som organisasjonen skal utføre innenfor et bestemt tidsrom.
Arbeidsgruppene og prosjektgruppene kan bestå av medlemmer og andre frivilige som ønsker å gjøre en innsats for den frivillige organisasjonen. Lederene i de ulike gruppene behøver ikke sitte i organisasjonens styre, men lederene bør ha regelmessig dialog med ett av styremedlemmene for å sikre at gruppens arbeid skjer i henhold til styrets “bestilling” og i henhold til organisasjonens formål og øvrige retningslinjer.