Når det nye styret har valgt å fordele arbeidsoppgaver og gitt styremedlemmer ulike roller, så er det viktig at samtlige styremedlemmer får tildelt de nødvendige tilganger.
Med tilganger menes tilgang til organisasjonenes nettside, tilgang til facebook, tilgang til organisasjonens medlemssystem, epost osv.
Det er viktig at styremedlemmer kun får de tilganger som er nødvendige for å få utført den rollen eller de arbeidsoppgavene de har fått tildelt, hvis ikke så kan det lett bli mye rot, særlig hvis alle har tilgang til alt hele tiden, da er det lett at de ulike rollene flyter over i hverandre og at ingen lenger har den hele og fulle oversikt.
Organisasjoner er ulike og det er derfor ulike tilganger som kan være aktuelle og vi velger her å angi noen av de mest vanlige tilgangene:
Nettside
Tilgang til organisasjonens nettside bør gis til personer som har relevante datakunnskaper og som er i stand til å operere på “innsiden” av en nettside.
Hvis styret har en egen informasjonsansvarlig, og denne har gode datakunnskaper, så vil det være aktuelt gi denne personen tilgang til nettsiden og i tillegg et overordnet ansvar for all den informasjonen som legges ut på nettsiden.
Hvis styret har en egen informasjonsansvarlig, og denne ikke har gode datakunnskaper, så vil det være naturlig at en annen person gis tilgang til nettsiden og i tillegg ansvar for å legge ut relevant informasjon. Informasjonsansvarlig vil i dette tilfellet kun ha et overordnet ansvar for den infomasjonen som legges ut og må derfor samarbeide tett med det styremedlemmet som har ansvaret for å legge ut informasjon på organisasjonens nettside.
Hvis styret ikke har en egen informasjonsansvarlig så må den med mest datakunnskaper få ansvar for å legge ut informasjon på hjemmesiden og et vedkommende bør rådføre seg med resten av styret før informasjonen legges ut på organisasjonens nettside. Dette for å sikre at det kun legges ut informasjon som alle i styret kan stå inne for og at informasjonen er relevant for de som følger med på organisasjonens nettside.
Epost
Styret bør begrense antallet eposter som medlemmer og eksterne aktører kan benytte for å komme i kontakt med organisasjonen. I de minste organisasjonene kan det holde lenge med at organisasjonen oppgir én epost adresse i sin kontaktinformasjon. I små organisasjoner av en viss størrelse så kan det vurderes om styreleder og eventuelt resten av arbeidsutvalget skal være tilgjengelige på epost og telefon, evnetuelt bare være tilgjengelig på telefon. Styret velger selv om det enkelte styremedlem skal bruke sin egen epostadresse(privat/jobb) eller om det skal få tildelt en egen epostadresse som har tilknytning til organisasjonens egen nettside.
Hvis organisasjonen har en egen informasjonsavsvarlig. så kan det være aktuelt at det er denne personen som er ansvarlig for å legge ut informasjon på organisasjonens facebookside og i tillegg svar på de henvendelser som måtte komme i fra medlemmer og andre aktører. Ansvaret for å legge ut informasjon og svare på henvedelser kan naturligvis delegeres til hvem som helst av styremedlemmene hvis det er ønskelig.
Den/de som gi ansvaret for å legge ut informasjon og å svare på henvendelser må gis de nødvendige tilganger til organisasjonens facebook side.
Medlemsregister
Hvis organisasjonen har en egen medlemsansvarlig så er det naturlig at det er denne personen som har ansvaret for å håndtere medlemsregisteret. Og det vil da være naturlig at det er denne personen som gis tilgang til medlemsregisteret. I tillegg kan det være naturlig å gi alle de øvrige styremedlemmene tilgang til medlemsregisteret, særlig hvis medlemsregisteret er en del av et større system for å administrere hele organisasjonens virksomhetsområde (økonomi, medlemmer, arkiv, aktiviteter m.m.).
Økonomisystem
Hvilke tilganger som er aktuelle her vil avhenge av hvordan regnskapet og økonomien håndteres. Hvis regnskaper føres i et elektronisk regneark, så vil det være naturlig at regnskapet ligger på pc’n til den som fører regnskapet, eventuelt at en oppdatert kopi hele tiden er tilgjengelig i et fells elektronisk arkiv. Hvis regnskapet føres i et profesjonelt økonomisystem, så vil det være naturlig at alle styremedlemmer har tilgang til dette økonomisystemet. Hvis programleverandøren tar betalt pr.tilgang til programvaren, så vil det være naturlig å vurdere om kun et fåtall skal ha tilgang til økonomisystemet, f.esk. økonomiansvarlig og leder.
Nettbank
Mange små organisasjoner har valgt å opprette et en egen bankkonto med tilhørende bankkonto. Dette er relevant særlig i forbindelse med innebetalingen av årets medlemskontingent men også i forbindelse med betaling av organisasjonens egne regninger.
Tilganger bør minst gis til økonomiansvarlig og revisor og i tillegg kan det være naturlig å gi tilgang til leder, sånn at denne kan betale regninger i de tilfeller hvor dette haster og hvor økonomiansvarlig ikke er tilgjengelig. Det er og naturlig for leder å ha denne tilgangen for å kunne følge med på de transaksjoner som går ut og inn av organisasjonens bankkonto og på den måten påse at det ikke forekommer uregelmessigheter eller på annen måte oppstår hendelser som må tas tak i.