Det er flere forhold som gjør seg gjeldende når et årsmøte skal velge nye styremedlemmer og det er blant annet organisasjonens behov for kompetanse og kandidatenes motivasjon for å delta i styrets arbeid som valgkomitéen bør å legge vekt på når de foreslår nye kandidater.

Organisasjonens behov for kompetanse

Det sittende styret må gå igjennom hvilke arbeidsoppgaver de ser for seg at det nye styret som velges på årsmøtet skal arbeide med i kommende årsmøteperiode og de må gjøre seg noen tanker om nødvendig tidsbruk for å få utført disse oppgavene.

Styret må deretter tenke igjennom hva slags kompetanse som vil være avgjørende for at det nye styret skal klare å utføre de oppgavene som styret vil bli pålagt av årsmøtet for neste årsmøteperiode.

Identifisering av behovet for kompetanse kan settes opp som en matematisk formel:

Kompetanse før nytt styre velges på årsmøtet
– Kompetanse som går ut av styret før årsmøtet
= Netto kompetanse i styret før årsmøtet
+ Kompetanse valgt på årsmøtet
= Styrets behov for kompetanse i neste årsmøteperiode

Det er netto kompetanse i styret før årsmøtet og styrets behov for kompetanse i neste årsmøteperiode som det er viktig å fokusere på her, enten kompetansen skal innhentes av en egen valgkomitée eller av det sittende styret. Kompetansen som må innhentes og velges på det kommende årsmøtet utgjør differansen mellom netto kompetanse i styret før årsmøtet og styrets behov for kompetanse i neste årsmøteperiode.

Andre forhold styret og valgkomitéen bør legge vekt på

Identifisering med foreningens formål og verdigrunnlag

Når behovet for kompetanse er avklart, så er neste steg å finne fram til personer med rett kompetanse som er i stand til å identifisere seg med foreningens formål/hensikt. I dette ligger det blant annet at de aktuelle kandidatene til et styreverv må være villige til å identifisere seg med det verdigrunnlaget som ligger til grunn for de aktivitetene som foreningen utfører i sitt daglige virke. Nye styremedlemmer bør ikke delta i aktiviteter som er i strid med organisasjonens formål og som bryter med organisasjonens verdigrunnlag.

Motivasjon for å delta i foreningens arbeid

De som blir valgt inn i foreningens styre må være motivert for å delta i ledelsen av foreningen, de må rett og slett ha lyst til å bidra med sin kompetanse i foreningens styrearbeid og de bør være innstilt på å delta i foreningens øvrige aktiviteter når det er behov for det, f.eks. å delta på ulike dugnader, være med å arrangere ulike samlinger, foredrag, kurs, seminarer o.l.  

Frivillige organisasjoner har av og til problemer med å få folk til å ta på seg et styreverv og det hender derfor at personer sier ja til å sitte i styret kun fordi at de ønsket å være snill med den personen som spurte om de ville være med i styret og ikke fordi at de selv hadde lyst til å være med i styret. Faren med dette er at den som blir valgt inn i styret ikke har den motivasjonen som skal til for å gjøre en god jobb for organisasjonen og dette vil naturligvis kunne virke demotiverende på de øvrige styremedlemmene.

Hvis et styre skal fungere godt, så må samtlige styremedlemmer være med i styret fordi de virkelig har lyst til å være med å lede foreningens arbeid og de må ha et reelt ønske om å delta i foreningens ulike aktiviteter og de må være villige til å bidra med sin kompetanse.

Tid til å delta i foreningens arbeid

Det er også viktig at de som blir valgt inn i et styre faktisk har tid til å delta i styrets arbeid. Hvis styremedlemmer gjentagende ganger ikke har anledning til å komme på styremøtene fordi familien eller jobben krever deres oppmerksomhet, så kan det virke demotiverende for de øvrige styremedlemmene og det vil på sikt kunne tappe både styret og foreningen for energi.

Det samme gjelder når styret skal utføre annet frivillig arbeid i foreningen. Hvis enkelte styremedlemmer gjentagende ganger ser seg nødt til å prioritere familie eller jobb fremfor det å delta i organisasjonens arbeid, så vil dette kunne virke demotiverende for de øvrige styremedlemmene og det er uheldig. Aktivitetsnivået i foreningen kan på sikt bli redusert og dette vil ofte gå utover medlemmene og deres tilgang til aktiviteter.

Inkludering av nye styremedlemmer

I en frivillig organisasjon vil det ofte være ulike oppfatninger av hvilke aktiviteter organisasjonen skal gjennomføre og hvilken måte disse aktivitetene skal gjennomføres på. Når det kommer nye medlemmer inn i styret så er det viktig at de får lov til å komme med sine synspunkter uten at de som har vært med en stund møter nye medlemmers innspill med “Det har vi prøvd før og det fungerer ikke”. Alle må få lov til å komme med sine innspill og alle må få lov til å oppleve at deres innspill blir tatt på alvor. Først da kan et styre fungere godt og det er først da et styre kan få til det som årsmøtet har bestemt at organisasjonen skal gjennomføre. Og det er dette som må til for at nye styremedlemmer skal klare å føle seg inkludert og verdsatt av de øvrige styremedlemmene.